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Aufgabenbereich des Vorstandes

Stand: 1. Januar 2014

 

Der Stiftungsvorstand ist als zentrales Organ der Stiftung Pfadfinden ehrenamt-lich tätig. Er kümmert sich um alle laufenden Geschäfte, sorgt für die Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen und koordiniert alle Aktivitäten innerhalb der Stiftung.

 

Um diesen Aufgaben gerecht zu werden, hat der Vorstand seit 1998 Strukturen, Aufgabenverteilungen und Abläufe entwickelt. Diese Übersicht wurde zusam-mengestellt, um Kandidaten für die Wahl in den Vorstand einen Einblick in künf-tige Aufgaben zu geben und die Entscheidung über eine Mitarbeit zu erleichtern.

 

Die Verfassung der Stiftung Pfadfinden enthält einen speziellen Paragrafen zum Vorstand (letzter Abschnitt), der allerdings eher formal gehalten ist.


Arbeitsweise

Die sieben Mitglieder des Vorstandes bilden ein Team mit viel direkter Kommunikation, ständigem Informationsaustausch und regelmäßigen Treffen. Gewünscht ist ein kooperativer Stil mit offenem Umgang und gegenseitiger Unterstützung.

  • Der Vorstand trifft sich ca. 5-mal jährlich zu Sitzungen von 4 bis 6 Stunden. Diese Sitzungen finden in der Regel an Wochentagen am Sitz der Stiftung in Frankfurt statt. Ggf. findet zusätzlich eine jährliche Klausurtagung an einem Wochenende statt.
  • Der Vorstand informiert regelmäßig über seine Arbeit in Form von Stifter- und Kuratorenbriefen, durch Internet und durch Publikationen in pfadfinderischen Zeitschriften.
  • Einmal jährlich an einem Wochenende im Frühjahr veranstaltet der Vorstand das Kuratoriumstreffen. Hier legt der Vorstand Rechenschaft über seine Arbeit ab.
  • Die Mitglieder des Vorstandes repräsentieren die Stiftung bei pfadfinde-rischen und öffentlichen Veranstaltungen.

Aufgaben

Die diversen Aufgaben des Vorstandes werden zwischen den Mitgliedern bei der ersten Sitzung verteilt. Aufgabenblöcke können nach Interesse zugeschnit- ten werden. Folgende Aufgaben werden regelmäßig wahrgenommen:

  • Leitung des Vorstandes.
    Der/die Vorsitzende lädt zu den Sitzungen ein, bereitet sie vor und leitet sie. Er/sie koordiniert alle Einzelaufgaben im Vorstand und fördert die Kommunikation zwischen den übrigen Mitgliedern. Er/sie repräsentiert die Stiftung nach außen.
  • Geschäftsführung.
    Der Geschäftsführer/die Geschäftsführerin verwaltet alle Stiftungsangelegenheiten. Dafür baut er/sie ein funktionsfähiges Büro auf. Er/sie kümmert sich um die Korrespondenz mit den Kuratoren, Stiftern, Pfadfindern und Externen. Er/sie betreut alle neuen Stifter und versendet Informationen und PR-Material.
  • Finanzen.
    Der Schatzmeister/die Schatzmeisterin legt das Stiftungskapital zinsgünstig an und verwaltet es entsprechend den gesetzlichen Vorschriften. Die Fördermittel werden an die Projektträger ausgezahlt. Der Schatzmeister/ die Schatzmeisterin führt die Bücher und erstellt den Jahresabschluss und weitere erforderliche Rechenschaftsberichte.
  • Projektbegleitung.
    Alle Mitglieder im Vorstand entscheiden über die Vergabe von Fördermitteln. Ein Mitglied übernimmt die Projektbetreuung und informiert die Antragsteller darüber. Die Betreuung erfordert regelmäßige Telefonate und Mailaustausch, ggf. auch Besuchen vor Ort. Die Projektergebnisse werden ausgewertet und dokumentiert. Zur Steuerung dieser Aktivitäten steht eine Projektdatenbank zur Verfügung.
  • Öffentlichkeitsarbeit.
    Der Vorstand nutzt alle Medien, um die Stiftung und den BdP in der Öffentlichkeit positiv zu präsentieren (Homepage, Newsletter, soziale Medien, Zeitungen und Zeitschriften, pfadfinderische und bündische Publikationen, Hörfunk, Fernsehen).Presseverteiler auf und gibt regelmäßig Presseerklärungen heraus.
  • Kuratorium.
    Der Vorstand entscheidet über neue Berufungen ins Kuratorium und arbeitet eng mit den Kuratoren zusammen. Er unterstützt alle Aktivitäten der Kuratoren und informiert Sie regelmäßig über die Entwicklung der Stiftung. Dazu gehört insbesondere das jährlich stattfindende Kuratorentreffen. Der Vorstand unterstützt besonders intensiv die Arbeit der Landeskuratoren.
  • Kommunikation mit dem BdP.
    Der Vorstand pflegt intensiven Austausch zum BdP und seinen Organen. Er sucht regelmäßig das Gespräch mit der Bundesleitung und den Landesleitungen. Dazu nutzt er pfadfinderische Veranstaltungen wie Bundeslager, Landesversammlungen, Stammesführertreffen, Stufenveranstaltungen u.ä.
  • Stifter und Sponsoren.
    Der Vorstand vermehrt das Stiftungskapital. indem er sich um Zustiftungen bemüht. Dies geschieht durch Direktansprache, durch PR-Kampagnen und durch Mailings. Für spezielle Projekte und zur Deckung von Verwaltungsaufwendungen sucht der Vorstand Sponsoren.
  • Sonderthemen und Projekte.
    Es gibt eine Vielzahl weiterer Themen und Projekte, die der Vorstand steuert oder begleitet. Einige Beispiele:
    • Projekt Netzwerk für den BdP unterstützen
    • Jährliche Vergabe eines musischen Preises
    • Werben für Vermächtnisse an die Stiftung
    • Reaktionen auf politische Themen im Zusammenhang mit Stiftungen
    • Durchführung von Stiftertreffen, Sonderveranstaltungen, Workshops und Ausstellungen

Verfassung

Die Verfassung der Stiftung Pfadfinden enthält mehrere Aussagen zum Vorstand. Besonders wichtig ist der Abschnitt über die Aufgaben:

§5   Der Vorstand

(4) Der Vorstand hat insbesondere folgende Aufgaben:

(a) Verwaltung und Anlage des Stiftungsvermögens mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns;

(b) Beschluss über die Verwendung der verfügbaren Mittel im Sinne des §2; hierzu gehört auch die Bildung freier Rücklagen im gesetzlich möglichen Rahmen;

(c) Festlegung von Haushaltsplänen und bei Bedarf einer Geschäftsordnung für die Organe der Stiftung;

(d) Genehmigung der Erstattung von Auslagen der Vorstandsmitglieder und in Ausnahmefällen der Kuratoriumsmitglieder;

(e) Berufung eines Geschäftsführers bzw. einer Geschäftsführerin, der bzw. die ehrenamtlich arbeitet, und Überwachung der Geschäftsstelle;

(f) Maßnahmen zur Förderung des Ansehens der Stiftung und der Erlangung weiterer Zuwendungen;

(g) Erstellung eines Jahresberichtes für die Stifter/-innen, sowie eines jährlichen Geschäftsberichts mit Jahresabschluss, der nach Prüfung dem Kuratorium und der BdP-Bundesleitung vorgelegt wird;

(h) Bestellung neuer Mitglieder für das Kuratorium